A díjbekérő, előlegszámla és végszámla működése az online számlázási integrációban

A gördülékeny számlázás és a fennmaradó összeg követésének érdekében a különböző bizonylatok összefüggnek. Megmutatjuk például, hogy lehet egyszerűen díjbekérőt kiállítani, abból előlegszámlát, ami pedig megjelenik a végszámlában, mint negatív tétel.

Hogy tudom követni a fizetéseket az Appartmanban?

Fizetési események

Ezeken keresztül tudod követni, hogy milyen fizetések történtek a foglalásban. Kétféle fizetési esemény létezik:

• bizonylat nélküli fizetési eseményt adj meg, ha még nem számláznál. Ebből később ugyanúgy tudsz számlát kiállítani (pl.: megadod, hogy fizetett előleget a vendég, majd ha a számlázásra kerül sor, akkor a fizetési eseményből tudod kiállítani az előlegszámlát)
• bizonylattal is létrehozhatsz fizetési eseményt (pl.: díjbekérő, előlegszámla)

A fizetési események csoportosítása

Minden foglalásban két csoportba szedve szerepelnek a fizetési események. Ez a fizetések könnyebb követése miatt van.

1. Előre fizetendő

Ide azokat a fizetési eseményeket érdemes hozzáadni, amik érkezés előtt esedékesek Elérhető fizetési események és bizonylatok:

• kézi fizetési esemény (bizonylat nélküli)
• díjbekérő
• előlegszámla
• sztornó számla

2. Fennmaradó összeg

Ide azokat érdemes hozzáadni, amik érkezés után merülnek fel Elérhető fizetési események és bizonylatok:

• kézi fizetési esemény (bizonylat nélküli)
• díjbekérő
• számla
• sztornó számla

Fennmaradó összeg követése

A bizonylatok összefüggésének az az egyik legnagyobb előnye, hogy tudod majd követni a fennmaradó összeget azon keresztül, hogy mi került már kifizetésre, vagy kiszámlázásra.

Mikor változik a fennmaradó összeg?

• ha egy fizetési esemény "fizetve" állapotúra vált, azaz:
  • ha megadsz egy fizetett állapotú kézi fizetési eseményt (Fizetett összeg módosítása)
  • ha kiállítasz egy fizetve állapotú bizonylatot
  • ha egy korábban kiállított bizonylatot fizetve állapotúra állítasz kézzel
  • megkapjuk a fizetve állapotot a bankszinkron által (hamarosan)

Hogy összegezzük a számlákat?

Típustól függően összegezzük úgy, hogy ne legyen duplán számolt összeg. Például:

• 50 000 Ft összegű díjbekérő + 50 000 Ft értékű előlegszámla = 50 000 Ft
• 50 000 Ft összegű előlegszámla + 120 000 Ft értékű számla (ami tartalmazza az előlegszámlát) = 50 000 Ft + (120 000 Ft - 50 000 Ft) => 120 000 Ft

Példa: előre fizetendő, fennmaradó összeg egy előlegszámlával és egy végszámlával

Fizetési események megadása

1. Kézi fizetési esemény megadása

Mind az előre fizetendőnél, mint a fennmaradó összegnél lesz egy ceruza ikonos gomb. Ezen keresztül lehet a kézi fizetési eseményt megadni a Fizetett összeg módosítása opcióval

2. Fizetési esemény megadása bizonylattal

Több opció van:

• ha még nincs semmilyen bizonylat, akkor ugyanúgy a ceruza ikonnal tudod kiállítani a bizonylatot
• ha már van bizonylat
  • és a díjbekérőhöz kapcsolódóan szeretnél kiállítani egy előlegszámlát, vagy számlát, akkor a bizonylat jobb szélén található ... gombbal állítsd ki
    • profi tipp: ha szeretnéd fizetettre állítani a díjbekérőt, akkor elég róla kiállítani egy fizetett állapotú előlegszámlát
  • a kis + gombbal is tudsz bizonylatot létrehozni

Fizetés esemény megadás esetek (lásd kép)

• A – Előlegszámla, vagy díjbekérő kiállítása (nincs még más bizonylat)
• B – Előlegszámla, vagy díjbekérő kiállítása (van már más bizonylat)
• C – Előlegszámla kiállítása díjbekérőről

A bizonylatok közötti kapcsolatok

Mivel a foglalásban általában egy összefüggő folyamat a részösszegek kifizetése, így úgy alakítottuk ki a bizonylatok kiállítását, hogy alapértelmezetten egymáshoz kapcsolódjanak. Természetesen ezt felül lehet írni. Mutatjuk is a lényeget.

Kézi fizetési esemény és a bizonylatok összefüggése

Ha megadtál egy kézi fizetési eseményt, arról bármilyen bizonylatot ki tudsz állítani. Ehhez nem kell mást tenned, mint a ceruza ikonra kattintani és kiválasztani, hogy milyen bizonylatot akarsz kiállítani. Lásd a fenti képen lévő A opciót, ahol egy előlegszámlát állítunk ki a korábban kézzel feljegyzett fizetésről.

Díjbekérő és más bizonylatok összefüggése

Ha kiállítottál egy díjbekérőt, akkor fizetési esmény jobb oldalán található ... gombon belül érhetők el az Előlegszámla kiállítása vagy Számla kiállítása opciók Ezek bármelyikének hatására egy a díjbekérővel megegyező tartalmú előlegszámla, vagy számla fog kiállítódni. Lásd a fenti képen a C opciót, ahol egy előlegszámlát állítunk ki a díjbekérőről.

Előlegszámla és számla összefüggése

Ha van már előlegszámla, és épp egy számlát állítasz ki, akkor az előlegszámla összegét megjelenítjük a számla tételei között, negatív értékkel. Ezt egyszerűen kitörölheted, ha megnyomod az előlegszámla tételen található piros x gombot.

Előlegszámla negatív tételként a számlában

Fő tudnivalók összegezve

• az érkezés előtt esedékes összeget az előre fizetendőhöz jegyezd fel
• az érkezéskor, vagy azután felmerülőket pedig a fennmaradó összeghez
• kifizetéseket kézzel (Fizetett összeg módosítása), vagy bizonylattal tudsz feljegyezni
• kézzel feljegyezett kifizetést bármilyen bizonylattá át tudsz alakítani
• ha a díjbekérőt kifizetik, érdemes arról kiállítani egy előlegszámlát, és fizetettre is állítjuk mindkettőt (... gomb)
• ha számlát állítasz ki, és van előlegszámla, akkor belevonjuk a számla tételei közé negatív előjellel
• olyan előlegszámlát nem vonunk be a számla tételei közé, amit egy másik számla tételei közé már bevontunk

Következő lépés ➜

A következő cikkben átnézzük az automatikus számlázáshoz tartozó beállításokat.

← Vissza a Súgó cikkekhez